Payroll and Bookkeeping Specialist

We’re looking for a Bilingual (English + French) Payroll and Bookkeeping Specialist who will be responsible for the day-to-day and period end bookkeeping needs as well as payroll administration and processing. A successful candidate will exhibit attention to detail, process improvement experience, strong technical skills, and demonstrated mastery of payroll and bookkeeping operations. This person will be heavily involved with our Finance, Operations and People Operations teams, managing the payroll and bookkeeping processes across our 3 corporate entities.

Payroll Administration Responsibilities:

• Managing employment tax compliance requirements across all jurisdictions (Canada, US, UK, Germany)
• Ensuring accuracy of all payroll data, such as, benefits forms, expense reimbursements, deductions
• Accurately entering payroll information
• Verifying and balancing of payroll on time
• Processing new hires, transfers, and terminations and keeping records up to date across systems (Bamboo, Wagepoint, NetSuite, etc.)
• Preparing and/or approving ROE’s and T4s/RL-1s as well as 1099s, W-2s and T4As
• Liaising with applicable government entities regarding payroll remittances and surveys
• Working with our payroll partners on stop payments/reversals
• Reviewing and maintaining worker’s compensation for all applicable jurisdictions
• Maintaining digital payroll filing system
• Auditing Payroll Registers
• Responding in a timely and appropriate manner to employee and management inquiries regarding payroll data
• Reviewing and maintaining worker’s compensation for all applicable jurisdictions
• Assistance with SR&ED calculations and research
• Review and evaluation of potential new payroll providers and systems
• Other related duties as assigned

Bookkeeping Responsibilities:

• Recording and maintaining all financial records
• Completing bank statement reconciliations at the end of each month
• Preparation of month-end and year-end journal entries (amortization entries, asset depreciation, etc)
• Preparation of month-end reconciliation reports for review
• Accounts payable, including monitoring invoices, proper general ledger coding, and payment set up
• Establishing accounting procedures and schedules that will enable the team to run more effectively
• Preparing and submitting quarterly tax filings (QST/GST) and monthly tax filings (PST)
• Other related duties as assigned

Job Requirements:

• 4+ years of experience with computerized full cycle payroll and bookkeeping administration in diverse jurisdictions
• Bi-lingual - Strong English and French written and oral communication
• Strong ability to interpret and apply legislative requirements
• Knowledge of Canadian federal, provincial, and US state wage and salary laws and regulations, prior international exposure is a definite asset
• Ability to work effectively in a remote team environment
• Record maintenance skills
• Ability to gather and analyze statistical data and generate reports
• Ability to interpret, adapt, and apply guidelines and procedures
• Ability to make administrative and procedural decisions and judgments on sensitive, confidential issues

Nice to have:

• Familiarity with NetSuite, Wagepoint, Trinet, Carta, CaptivateIQ and BambooHR is a strong asset
• CPA (Canadian Payroll Association) designation an asset

What We Can Offer You

• A way to put your skills to use enabling people around the world to better understand their data and make better decisions
• Knowledge-sharing with smart, motivated colleagues and folks working at the most sophisticated companies in the world
• Flexible schedule and generous PTO
• A promote-from-within philosophy
• Medical, dental, vision, and more benefits
• Company stock options
• Parental leave policy
• Learning and development program
• Community involvement
• Home office set up fund

About Plotly

As a company with roots in the open-source community, Plotly introduced web-based data visualization to Python. Today, the company offers Dash Enterprise, which provides the best software tools and platform to enable every enterprise in the world to build and scale data applications quickly and easily.

At Plotly, you'll work alongside a diverse team of first-class scientists, engineers, developers and builders that challenge the status quo and set the bar high. We encourage each member of our team to explore and expand their skill sets on a continuous basis, to approach every problem with curiosity and an open-mind. Together, we make it possible for people everywhere to share data, facts and information.

Plotly is an equal-opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, religion, color, sex, gender identity, sexual orientation, age, non-disqualifying physical or mental disability, national origin, veteran status, or any other basis covered by appropriate law. If you require any accommodations, please let us know in advance.

Nous recherchons un(e) spécialiste de la paie et de la comptabilité qui sera responsable des besoins quotidiens et de la comptabilité de fin de période ainsi que de l'administration et du traitement de la paie. Le candidat retenu aura le souci du détail, l'expérience de l'amélioration des processus, de solides compétences techniques et une maîtrise avérée des opérations de paie et de comptabilité. Cette personne sera fortement impliquée dans les équipes des finances, des opérations et des opérations humaines, et gérera les processus de paie et de comptabilité dans les trois entités de l'entreprise.

Administration des salaires responsabilités:

• Gérer les exigences de conformité en matière d'impôt sur le travail dans toutes les juridictions (Canada, États-Unis, Royaume-Uni, Allemagne).
• Assurer l'exactitude de toutes les données relatives à la paie, telles que les formulaires d'avantages sociaux, les remboursements de dépenses et les déductions.
• Saisir avec précision les informations relatives à la paie
• Vérifier et équilibrer la paie dans les délais impartis
• Traiter les nouvelles embauches, les transferts et les cessations d'emploi et tenir les dossiers à jour dans tous les systèmes (Bamboo, Wagepoint, NetSuite, etc.).
• Préparer et/ou approuver les RE et les T4/RL-1 ainsi que les 1099, W-2 et T4A.
• Assurer la liaison avec les entités gouvernementales concernées en ce qui concerne les versements de salaires et les enquêtes.
• Travailler avec nos partenaires en matière de paie sur les arrêts de paiement et les contre-passations.
• Examiner et maintenir l'indemnisation des travailleurs pour toutes les juridictions applicables
• Maintaining digital payroll filing systemGestion du système d'archivage numérique de la paie
• AContrôler des registres de paie
• Répondre en de manière ponctuelle et appropriée aux demandes des employés et de la direction concernant les données de la paie
• Examen et mise en œuvre de systèmes et de logiciels de paie, le cas échéant
• Aide aux calculs et à la recherche en matière de RS&DE
• Examiner et évaluer des nouveaux fournisseurs et systèmes de paie potentiels
• Autres tâches connexes, selon les besoins.

Comptabilité responsabilités:

• Enregistrement et tenue de tous les documents financiers
• Rapprochement des relevés bancaires à la fin de chaque mois
• Préparation des écritures de fin de mois et de fin d'année (écritures d'amortissement, dépréciation d'actifs, etc.)
• Préparation des rapports de réconciliation de fin de mois pour examen
• Gérer les comptes fournisseurs, y compris le contrôle des factures, le codage approprié du grand livre et la mise en place des paiements
• Établir des procédures et des calendriers comptables qui permettront à l'équipe de fonctionner plus efficacement.
• Préparer et soumettre les déclarations fiscales trimestrielles (TVQ/TPS) et mensuelles (TVP).
• Effectuer d'autres tâches connexes, selon les besoins.

Exigences:

• 4 ans d'expérience ou plus dans l'administration informatisée du cycle complet de la paie et de la comptabilité dans diverses juridictions.
• Bilinguisme - Excellente communication écrite et orale en anglais et en français
• Forte capacité à interpréter et à appliquer les exigences législatives
• Connaissance des lois et réglementations fédérales et provinciales canadiennes et des lois et réglementations des États américains en matière de salaires. Expérience internationale préalable est un atout indéniable.
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement d'équipe à distance.
• Compétences en matière de tenue de dossiers.
• Capacité à recueillir et à analyser des données statistiques et à produire des rapports.
• Capacité à interpréter, adapter et appliquer des directives et des procédures.
• Capacité à prendre des décisions administratives et procédurales et à porter des jugements sur des questions sensibles et confidentielles.

Un atout supplémentaire:

• Une bonne connaissance de NetSuite, Wagepoint, Trinet, Carta, CaptivateIQ et BambooHR est un atout majeur.
• Le titre d'ACP (Association canadienne de la paie) est un atout.

Nous vous offrons :

• Une opportunité de mettre vos compétences à profit pour aider les gens du monde entier de mieux comprendre ses données à prendre de meilleures décisions
• Partage des connaissances avec des collègues intelligents et motivés ainsi que des personnes travaillant dans les entreprises les plus sophistiquées du monde
• Horaire flexible et congé payé généreux
• Une philosophie de promotions à l’interne
• Des avantages médicaux, dentaires, optiques et plusieurs
• Plan de stock-options
• Politique de travail à distance
• Politique de congé parental
• Programme d’apprentissage et de développement
• Participation communautaire
• Des fonds pour configurer votre bureau à domicile

À propos de Plotly :

Une société ayant ses racines dans la communauté open-source, Plotly a introduit la visualisation de données basée sur le web en Python. Aujourd'hui, l'entreprise propose Dash Enterprise, qui fournit les meilleurs outils logiciels et la meilleure plateforme pour permettre à toutes les entreprises du monde de créer et de faire évoluer des applications de données rapidement et facilement.

Chez Plotly, vous travaillerez aux côtés d'une équipe diversifiée de scientifiques, d'ingénieurs et de développeurs de premier ordre qui remettent en question le statu quo et qui placent la barre très haut. Nous encourageons chaque membre de notre équipe à explorer et à développer ses compétences de manière continue, ainsi qu’à aborder chaque problème avec curiosité et ouverture d'esprit. Ensemble, nous permettons aux gens du monde entier de partager des informations, des aperçus et des données.

Plotly est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, le sexe, l'identité sexuelle, l'orientation sexuelle, l'âge, un handicap physique ou mental non disqualifiant, l'origine nationale, le statut d'ancien combattant ou toute autre base couverte par la loi. Si vous avez besoin d'assistance, veuillez nous en informer à l'avance. Nous sommes impatients d'apprendre à vous connaître !

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